Khi làm việc trong một công ty xuất nhập khẩu, có lẽ bạn sẽ không xa lạ gì với những bản PO được gửi đến hàng ngày nếu bạn là một nhân viên kinh doanh. Còn đối với những người mới, chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tiếp nhận đơn hàng thì có lẽ thuật ngữ PO còn khá mới lạ. Để giúp các bạn giải quyết những thắc mắc này thì chúng tôi sẽ nói rõ hơn về PO là gì, trong một PO gồm có những gì và vì sao công ty lại phải sử dụng PO cho các đơn hàng?
Contents
PO là gì?
PO là viết tắt của từ Purchase Order, đây là đơn đặt hàng của người mua (buyer) gửi cho người bán (seller) để xác nhận việc mua hàng. PO được xem như một loại giấy tờ được ủy quyền trong vấn đề giao dịch, mua bán. Khi người bán đồng ý thì PO sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính ràng buộc được xem như hợp đồng mà cả hai bên đã ký kết.
Một đơn đặt hàng PO sẽ gồm có các giới thiệu, số lượng, giá, giảm giá, điều khoản thanh toán, ngày thực hiện giao hàng, địa chỉ giao hàng, các điều kiện và điều khoản liên quan khác, xác định một người bán cụ thể.
Định dạng mẫu đơn đặt hàng
Mặc dù mỗi công ty sẽ có các mẫu và phương thức đơn đặt hàng khác nhau nhưng chung quy bất cứ đơn đặt hàng nào cũng không được thiếu 3 phần này: mở đầu, nội dung chính, phần kết.
– Phần mở đầu: Bao gồm tên gọi, mã số của đơn đặt hàng, tên gọi của hai bên công ty mua và bán, địa điểm và thời gian đặt đơn.
– Nội dung chính: Bao gồm tên gọi, quy cách hàng hoá, các điều khoản về số lượng, chất lượng, đóng gói bao bì, giá cả, phương thức vận chuyển, thanh toán, địa điểm giao hàng, kiểm nghiệm, bảo hiểm, điều khoản về vi phạm hợp đồng, tranh chấp, điều khoản bất khả kháng.
– Phần kết: Bao gồm số bản đơn đặt hàng, thời gian có hiệu lực, tên của người ký và dấu của hai bên công ty.
Nội dung đơn đặt hàng
Thông thường, trong nội dung của một PO bao gồm các điều khoản chính như sau:
1. Điều khoản chất lượng
Chất lượng sản phẩm được nói đến ở đây bao gồm chất lượng bên trong lẫn bên ngoài của hàng hóa, đó là các tiêu chí về tính năng và tạo hình sản phẩm mà bên mua yêu cầu. Nội dung chính của điều khoản này bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, quy cách và nhãn hiệu hàng hoá.
Bên mua hàng cần dùng cách thức rõ ràng nhất để xác định tiêu chuẩn chất lượng có thể chấp nhận của hàng hoá, thông thường sẽ có 3 cách sau để thể hiện chất lượng của sản phẩm:
– Dùng bản vẽ hoặc giấy tờ kỹ thuật để quy định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá.
– Dùng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn ngành nghề để quy định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá.
– Dùng vật mẫu để xác định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá. Khi dùng văn bản hoặc hình vẽ khó có thể thể hiện được thì dùng vật mẫu để thể hiện. Đồng thời vật mẫu cũng có thể kết hợp sử dụng với bản vẽ hoặc giấy tờ kỹ thuật.
2. Điều khoản về giá
Giá là giá trị tiền mỗi đơn vị tính của hàng hóa. Nội dung chính của điều khoản về giá bao gồm lựa chọn thuật ngữ giá cả, loại tiền, đơn giá, tổng giá. Cụ thể là giá tiền mỗi đơn vị tính, loại tiền, địa điểm giao hàng, thuật ngữ thương mại quốc tế, phương thức định giá hàng hoá.
3. Điều khoản số lượng
Với điều khoản này người ta sẽ đo lượng hàng hóa bằng hệ đo lường nhất định để thể hiện trọng lượng, con số, độ dài, diện tích, dung tích của hàng hóa.
Nội dung chính của điều khoản số lượng bao gồm: số lượng giao hàng, đơn vị, cách tính, khi cần phải nêu rõ phạm vi sai số.
4. Điều khoản đóng gói, bao bì
Đây là thao tác cho hàng hóa vào trong vật đựng phù hợp để đảm bảo yêu cầu về chất lượng và số lượng của hàng hóa trong quá trình bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ.
Nội dung chính của điều khoản đóng gói bao gồm chất liệu bao bì, phương thức đóng gói, phí đóng gói, ký hiệu chuyên chở, cụ thể bao gồm dấu hiệu nhận biết, phương thức đóng gói, yêu cầu chất liệu, yêu cầu về môi trường, quy cách, chi phí, ký phân loại chuyên chở.
5. Điều khoản vận chuyển
Điều khoản này quy định việc sắp xếp hàng hóa lên phương tiện chuyên chở và đưa tới địa điểm giao hàng. Nội dung chủ yếu của điều khoản vận chuyển gồm phương thức vận chuyển, thời gian vận chuyển, nơi chuyển đi và nơi chuyển đến, thông báo vận chuyển.
Trong hợp đồng FOB, CIF và CFR, nhà cung cấp chỉ cần vận chuyển hàng hoá lên thuyền hoặc phương tiện chuyên chở khác, nhận vận đơn là hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng. Thời gian và địa điểm của ký của vận đơn là thời gian và địa điểm giao hàng.
6. Điều khoản kiểm nghiệm
Điều khoản này quy định về việc kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa theo điều kiện hợp đồng, liên quan tới số lượng, chất lượng, bao bì.
Nội dung chính gồm thời gian kiểm nghiệm, cơ quan kiểm nghiệm, công cụ kiểm nghiệm, tiêu chuẩn và phương thức kiểm nghiệm.
7. Điều khoản thanh toán
Thanh toán là việc trả tiền hàng vào thời gian, địa điểm quy định, bằng phương thức nhất định. Điều khoản thanh toán cần có những nội dung sau:
– Nói rõ phương tiện thanh toán, có thể là trả bằng tiền hoặc ngân phiếu (lệnh phiếu), thông thường là ngân phiếu.
– Nói rõ phương thức thanh toán, có thể là ngân hàng cung cấp tín dụng (như thư tín dụng), ngân hàng không cung cấp tín dụng nhưng có thể là đại diện (như thanh toán trực tiếp hoặc nhờ thu).
– Nói rõ thời gian thanh toán, bao gồm đặt cọc, đến hạn thanh toán, chậm thanh toán.
– Nói rõ địa điểm thanh toán, thông thường là địa điểm của người thanh toán hoặc ngân hàng được chỉ định.
8. Điều khoản bảo hiểm
Điều khoản này nói về việc doanh nghiệp mua bảo hiểm từ công ty bảo hiểm và nộp phí bảo hiểm. Trong quá trình vận chuyển nếu hàng hóa có bị tổn thất thì công ty bảo hiểm sẽ căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm để bồi thường kinh tế cho doanh nghiệp.
Nội dung chính của điều khoản bảo hiểm bao gồm: xác định loại hình và mức bảo hiểm, chỉ rõ người mua bảo hiểm và phí bảo hiểm. Căn cứ thông lệ quốc tế, những hàng hoá xuất khẩu theo phương thức CIF và CIP, thường sẽ do nhà cung cấp mua bảo hiểm, hàng hoá nhập khẩu theo phương thức FOB và CPT thì do bên mua mua bảo hiểm.
9. Điều khoản bất khả kháng
Điều khoản này chỉ những sự cố xảy ra bất ngờ như thiên tai, bão lũ, động đất mà con người không thể lường trước được khiến việc thực hiện hợp đồng bị gián đoạn.
Nội dung chính gồm có: định nghĩa của những việc bất khả kháng, phạm vi áp dụng, hậu quả pháp luật, quyền lợi và nghĩ vụ hai bên.
10. Điều khoản trọng tài
Thoả thuận trọng tài là thể hiện cụ thể của điều khoản trọng tài, hai bên tự nguyên đưa những việc tranh chấp cho bên trọng tài thứ ba phán quyết.
Nội dung chủ yếu của thoả thuận trọng tài bao gồm cơ quan trọng tài, quy trình phán quyết, địa điểm ứng dụng và hiệu lực trọng tài.
Vì sao công ty nên sử dụng PO?
Công ty nên sử dụng PO là bởi vì:
– Đơn đặt hàng cho phép người mua có thể truyền đạt ý định cũng như là sự lựa chọn của họ đến người bán
– Người bán được bảo vệ trong trường hợp bị người mua từ chối của việc trả tiền hàng hoá hoặc dịch vụ
– Đơn đặt hàng giúp các đại lý quản lý các yêu cầu mới cũng như là chi tiêu đơn hàng trong tình hình hiện tại
– Đơn đặt hàng giúp cho nền kinh tế hợp lý hoá quá trình mua bán theo một quy trình chuẩn
Những thông tin về PO là gì và các nội dung bắt buộc của một PO đã được chúng tôi chia sẻ trong bài viết trên đây. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong những công việc có liên quan đến các đơn hàng xuất nhập khẩu hay các đơn hàng lớn bắt buộc sử dụng PO.