Invoice là gì? Vai trò của invoice trong xuất nhập khẩu

Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, invoice là một từ ngữ thông dụng và không thể thiếu. Để chúng ta nắm rõ thêm nhiều kiến thức quan trọng về invoice trong thương mại, Wiki Cách Làm muốn chia sẻ với các bạn những thông tin liên quan dưới đây. Trước hết chúng ta hãy tìm hiểu invoice là gì và nó có vai trò gì trong kinh doanh xuất nhập khẩu?

Invoice là gì?

Invoice được hiểu là hóa đơn. Trong xuất nhập khẩu, đây là một loại chứng từ quan trọng trong quá trình trao đổi, mua bán hàng hóa. Invoice là hóa đơn bán hàng được người bán lập theo form phù hợp với thông tin của loại hàng hóa mình bán không tuân thủ theo form của Chi Cục Thuế hay cơ quan Nhà nước của bên quốc gia nào.

Invoice khác biệt hoàn toàn với hóa đơn bán hàng trong nước. Invoice là một trong những chứng từ quan trọng không thể thiếu trong việc thanh toán, đóng thuế và khai hải quan.

Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, ngoại trừ khi nó có chứng từ đính kèm về việc chứng minh thanh toán hàng hóa của nhà nhập khẩu. Số lượng bản sao của hóa đơn (cả bản sao và bản chính) cần thiết để giao hàng phải được người nhập khẩu đồng ý.

Thường thì hóa đơn thương mại được phát hành 1 bản gốc và 2 bản sao. Ở nhiều quốc gia khác nhau thì luật pháp không hạn chế số lượng bản chính.

Invoice bao gồm những nội dung gì?

1. Tiêu đề + Số Invoice + Date

2. Thông tin người xuất khẩu (Shipper)

3. Thông tin người nhập khẩu (Consignee)

4. Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party)

5. Tên tàu & số chuyến trên Booking (Vesel / Voy)

6. Số Booking (Có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau)

7. Số container + số seal

8. Cảng xuất hàng (Port of Loading)

9. Cảng nhập hàng (Port of Discharger)

10. Mô tả hàng hóa (Description of goods)

11. Số lượng hàng hóa (Quantity)

12. Đơn giá (Unit Price)

13. Tổng tiền bằng số và chữ (Amount & Say total)

Chứng từ phải bao gồm các thông tin cụ thể, trước khi khai báo hải quan:

– Các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển.

– Hàng hóa được vận chuyển.

– Mục đích xử dụng: Kinh doanh, sản xuất.

– Nơi sản xuất (Xuất xứ) và HS CODE cho những hàng hóa đó.

– Hóa đơn thương mại thường phải thể hiện xác nhận của người bán và bao gồm chữ ký.

Mục đích của invoice

Mục đích của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán hay nói cách khác là để người bán đòi tiền người mua. Chính vì thế cho nên trong hóa đơn thương mại phải thể hiện được số tiền cần thanh toán là bao nhiêu và các điều kiện kèm theo khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán.

Các loại hóa đơn

1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Đây là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn nhưng không được dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Mục đích của hóa đơn chiếu lệ:

– Làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu

– Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu

– Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ

– Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài

– Thay cho một đơn chào hàng.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

Đây là chứng từ bắt buộc cần phải cung cấp, nhưng có thể cung cấp qua phần mềm hải quan hoặc chứng từ gốc kèm tờ khai hải quan. Hóa đơn thương mại được dùng để tính thuế xuất hoặc thuế nhập ở các cơ quan hải quan, làm ăn cứ áp thuế lên các khoản phụ phí đi kèm hàng hóa được mua bán theo điều khoản thương mại quốc tế. (như Chi phí trong CIF, FOB).

Doanh nghiệp sẽ trình hóa đơn này lên Bộ công thương nước xuất khẩu để xin chứng nhận xuất xứ hàng hóa nhằm mục đích xin ưu đãi thuế ở nước nhập khẩu theo hiệp định giữa hai nước của bên mua và bên bán.

3. Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Hóa đơn này dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng. Hóa đơn tạm thời sẽ được lập khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa.

Hóa đơn tạm thời áp dụng vào các trường hợp sau:

– Khi hợp đồng quy định thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng hoặc khối lượng xác định tại cảng đến, nhưng người bán sau khi hoàn thành giao hàng muốn tạm thời thu tiền ngay.

– Khi lô hàng giao làm nhiều lần, hóa đơn tạm thời sẽ được sử dụng thanh toán từng lần và thanh toán chính thức sẽ được thực hiện khi hoàn thành giao hàng lần cuối.

– Khi tỷ lệ tăng hoặc giảm giá sẽ được xác định ở nơi hàng đến, căn cứ vào sự biến đổi của phẩm chất hàng hóa hay khối lượng hàng hóa phát sinh trong quá trình chuyển chờ.

– Khi giá cả hàng hóa sẽ được xác định tại một thời điểm sau khi hoàn thành giao hàng.

– Khi giá cả hợp đồng là giá tạm tính, còn giá chính thức sẽ được quyết định bởi giá thị trường, giá sở giao dịch vào thời điểm giao hàng tại địa điểm cuối cùng.

4. Hóa đơn chính thức (Final Invoice)

Đây là hóa đơn xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt khoát tiền hàng.

5. Hóa đơn chi tiết

Hóa đơn này dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,… Giá cả hàng hóa sẽ được chi tiết theo từng chủng loại hàng hóa căn cứ vào sự thỏa thuận quy định trong hợp đồng hay trong L/C.

6. Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)

Hóa đơn này sẽ có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận xuất xứ hàng hóa. Nhiều khi hóa đơn xác nhận còn được dùng như một chứng từ kiêm chức năng hóa đơn lẫn giấy chứng nhận xuất xứ.

7. Hóa đơn tập trung (Neutral Invoice)

Trong các phương thức buôn bán thông qua trung gian hay tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu, trên thực tế người bán sẽ không muốn đứng tên trên hóa đơn vì thế họ sẽ sử dụng hóa đơn do một người khác ký phát chứ không phải là người bán hàng thực tế.

8. Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Đây là hóa đơn xác nhận của lãnh sự nước ngoài mua đang làm việc ở nước người bán. Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

9. Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice)

Đây là hóa đơn tính toán giá trị hàng hóa giá tính theo thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí của hải quan.

Các lỗi cần tránh khi làm invoice

Khi làm invoice, chúng ta cần tránh mắc phải những lỗi sau đây:

– Hóa đơn không thể hiện được điều kiện giao hàng: FOB (kèm tên cảng xuất), CIF(kèm tên cảng nhập).

– Người xuất khẩu bán hàng theo đơn giáo giao hàng (CIF) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng cũng như không ghi các chi phí tiếp theo phía sau.

– Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.

– Phần mô tả hàng hóa không được ghi rõ ràng.

– Gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại,…

– Thiếu một số thông tin yêu cầu riêng.

>>> Xem thêm: PO là gì trong kinh doanh xuất nhập khẩu?

Trên đây là những chia sẻ các kiến thức về invoice là gì để giúp mọi người có thêm nhiều thông tin hữu ích về lĩnh vực này. Cám ơn bạn đã theo dõi!

Bài Liên Quan: