Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007 đến 2016

Office Word là một trong những phần mềm vô cùng quan trọng và hữu ích trên Windows, phần mềm giúp người dùng soạn thảo văn bản, các file tài liệu thông dụng nhất. Sau đây WikiCachLam hướng dẫn người dùng về cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007, 2016. Soạn thảo văn bản chính xác khoa học giúp văn bản tạo sự thẩm mĩ, hiệu quả đối với người xem.

Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn

Word là công cụ soạn thảo văn bản hàng đầu hiện nay với nhiều tính năng vượt trội giúp soạn thảo, chỉnh sửa, tạo mới văn bản, in văn bản. Hơn nữa, người dùng có thể sử dụng miễn phí. Trên tất cả các máy tính hiện nay Word, Excel là 2 ứng dụng bắt buộc phải có. Làm thế nào để trình bày văn bản theo đúng chuẩn? Các bạn cùng theo dõi ngay.

Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007 đến 2016-1

Thanh công cụ trên Word bạn đã biết công dụng của tất cả các ô chưa

  1. Home: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề
  2. Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
  3. Page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
  4. Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
  5. Maillings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
  6. Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.
  7. View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.
Xem Thêm  VPN là gì? Có nên dùng VPN khi lướt web?

Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn

1: Đầu tiên để soạn thảo văn bản bạn phải có bộ unikey để gõ tiếng việt nhé. Thông thường thì chúng ta sẽ sử dụng bảng mã unicode hoặc telex vì nó rất ít khi lỗi fonts.

2: Bạn tiến hành mở word – trình soạn thảo văn bản ra và chỉnh sửa lại đơn vị tính. Thông thường đơn vị của nó là in, ta chỉnh sửa lại thành cm nhé.

Mình sẽ thực hiện trên word 2007 nhé, các bản khác cũng tương tự

Cách thực hiện: biểu tượng office – > word options

Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007 đến 2016-2

Tiếp theo chọn Tab Advanced => kéo xuống mục Dispay và chọn đơn vị là Centimeters => nhấn OK để lưu lại.

Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007 đến 2016-3

Căn lề:

Ta tiến hành vào Page Layout => chọn Custom Margins

Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007 đến 2016-4

Tiếp theo chúng ta sẽ sử dụng “tiêu chuẩn vàng”  đó là 2 -2 -3 -2 theo thứ tự trên – dưới – trái – phải. Ngoài ra bạn có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình.

  • Portrait: Trình bày theo chiều dọc của giấy.
  • Landscpe: Trình bày theo chiều ngang của giấy.

Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007 đến 2016-5

Tiếp theo chúng ta chọn size để lựa chọn khổ giấy. Thông thường ta dùng khổ A4 nhé.

3: Sau đó ta tiến hành lựa chọn fonts và cỡ chữ. Thông thường sẽ là cỡ chữ 13 và fonts là times new roman.

4: Tiếp đó bạn vào trình soạn thảo và nhấn ctrl + A để bôi tất cả và tiến hành dãn cách dòng nhé.

Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007 đến 2016-6

Bạn tiến hành làm như hình trên nhé.

Xem Thêm  Cách cài Tiếng Việt cho máy tính trên Win 10

Sau đó bạn lựa chọn dãn dòng 1.5 nhé.

Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007 đến 2016-7

Nguyên tắc soạn thảo văn bản Word

Không có lỗi đánh máy

Khi soạn thảo văn bản để khoa học và tạo sự thẩm mỹ cần tránh lỗi chính tả trong văn bản, tránh lỗi đánh máy. Các lỗi thường gặp như dấu chấm, dấu hai chấm, dấy phẩy, dấu hỏi, dấu chấm than, dấu chấm phẩy, dấu ngoặc kép đóng…

Chọn font chữ hợp với ngữ cảnh

Font chữ rất quan trọng và thể hiện nội dung mà bạn đang trình bày. Phông chữ trên Word quan trọng như sẽ hiển thị rõ ràng khi được in ra giấy. Chọn font chữ đẹp, ấn tượng với người dùng là vấn đề rất quan trọng mà bạn nên cân nhắc khi soạn thảo văn bản.

Chọn kích thước và căn lề chuẩn

Hình thức trình bày văn bản rất quan trọng thể hiện qua việc căn lề văn bản. Các tài liệu văn phòng in chuẩn khổ giấy A4 (kích thước 210mm x 297mm).

Lề văn bản (khổ A4) chuẩn sẽ là:

Lề trên: cách mép trên 20 – 25 mm.
Lề dưới: cách mép dưới 20 – 25 mm.
Lề trái: cách mép trái 30 – 35 mm.
Lề phải: cách mép phải 15 – 20 mm.

Khoảng cách dòng văn bản

Những dòng văn bản dính vào nhau hoặc quá dãn sẽ khiến người đọc nhức mắt. Hãy biết cách chỉnh khoảng cách dòng trong văn bản. Đừng nên muốn tiết kiệm giấy mà chọn cỡ chữ nhỏ hoặc co dòng rất khó đọc hoặc người dùng muốn dàn trải văn bản cho đủ giấy nên đặt font chữ to và kéo giãn dòng khiến văn bản trở nên rời rạc mất tính thẩm mỹ. Với các văn bản thông thường khoảng cách dòng thường dùng nhất là từ 120% – 150%.

Xem Thêm  Chặn các trang Web đen trên Windows

Chú ý phông chữ và màu sắc

Font chữ quá lớn hoặc quá nhỏ đều khiến người đọc nhức mắt và khó chịu. Trường hợp dùng màu sắc trên văn bản mục đích sẽ tạo ấn tượng cho người đọc chỉ có tác dụng trên thiết bị kỹ thuật số, dùng màu sắc văn bản không có hiệu quả khi in ra toàn màu đen. Vì vậy trong các văn bản việc sử dụng màu sắc sẽ thực sự không cần thiết cho lắm.

Hình ảnh

Nếu trình bày văn bản quá dài việc này sẽ khiến người đọc bị rối mà thường bỏ qua văn bản. Nhằm giúp bài viết được sinh động và hấp dẫn lôi cuốn người đọc, nên thêm các hình ảnh minh họa giúp người đọc dễ hiểu vấn đề và qua đó loại bỏ cảm giác nhàm chán.

Chú ý về kích thước khi chèn hình ảnh vào Word, chọn kích thước trung bình và đừng quên có chú thích. Hình ảnh giúp văn bản hài hòa, thẩm mỹ.

Trên đây là cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007 đến 2016 và một vài chú ý trong việc trình bày văn bản chuẩn và khoa học được tindep.com hướng dẫn các bạn. Nếu có gì không hiểu hoặc đóng góp xin để lại comment để trao đổi cùng chúng tôi nhé. Cám ơn các bạn.

Bài Liên Quan: